من التأسيس إلى التنفيذ
المشكلة التي تواجه الشركة
البيع مش معناه إن الفلوس دخلت الحساب. ممكن شركة تحقق نموًا كبيرًا على الورق وهي مش قادرة تدفع الموردين بسبب فواتير ناقصة أو متابعة تحصيل ضعيفة. دي مشكلة تشغيل بين المبيعات والمالية قبل ما تكون مشكلة برنامج.
علامات الخلل في التشغيل
راجع تأخر إصدار الفاتورة، شروط الدفع غير المسجلة، أخطاء بيانات العملاء، وفواتير تُرسل لشخص غير مسؤول. لو المحاسب وحده يطارد العميل من غير دعم من صاحب العلاقة التجارية، فرص التأخير بتزيد.
خطة تنفيذ عملية
صمم رحلة واضحة: اعتماد الطلب، إثبات الإنجاز، إصدار فاتورة صحيحة، تأكيد الاستلام، تذكير قبل الاستحقاق، متابعة بعده، وحل الاعتراضات. لكل مرحلة Owner وموعد وسبب تأخير موثق، مع موافقات استثناءات محددة.
مرتبط بهذه الفكرة: المشتريات من غير فوضى: مين يطلب ومين يوافق ومين يستلم؟
مثال من شركة متوسطة
في شركة خدمات افتراضية، 12 فاتورة اتأخرت لأن محاضر الاستلام ما اتوقعتش. لما اتضاف شرط تسليم المحضر قبل إصدار الفاتورة، بقت أسباب التأخير مرئية. المثال بيوضح إن تحسين التحصيل يبدأ أحيانًا قبل فريق الحسابات.
- 01المشكلة التي تواجه الشركة
- 02خطة تنفيذ عملية
- 03كيف تقيس النتيجة؟
كيف تقيس النتيجة؟
قِس متوسط أيام التحصيل DSO، قيمة المبالغ المتأخرة حسب العمر، نسبة الفواتير المتنازع عليها، وزمن إصدار الفاتورة بعد التنفيذ. راجع أكبر الحالات أسبوعيًا وحدد قرار واضح لكل واحدة.
الأخطاء التي تكلفك أكثر
ما تضغطش على العميل قبل مراجعة صحة الفاتورة أو اكتمال التسليم. وتجنب وعود دفع شفهية بلا تسجيل، أو إعطاء خصومات استثنائية بلا اعتماد، أو ترك الحسابات والمبيعات يتبادلوا اللوم.
راجع قبل اتخاذ القرار
- المشكلة التي تواجه الشركة
- علامات الخلل في التشغيل
- خطة تنفيذ عملية
- مثال من شركة متوسطة
الخطوة العملية التالية
اعمل تقرير أعمار الديون اليوم، اختار أكبر خمس فواتير متأخرة، وارسم سبب تأخير كل واحدة. أصلح السبب المتكرر في دورة الطلب والفاتورة، ثم فعّل تذكيرات وأدوار متابعة مناسبة.